Registros personalizados

Los registros personalizados le permiten modelar sus propios tipos de objetos en graph8, más allá de los contactos, empresas y oportunidades integrados. Si su proceso comercial da seguimiento a elementos como territorios, socios, oportunidades o entidades específicas de su sector, los registros personalizados le ofrecen un espacio estructurado para almacenarlos con relaciones, atributos y acceso a IA.

Cuándo usar los registros personalizados

Use registros personalizados cuando:

• Necesite dar seguimiento a algo que no encaja en contactos, empresas u oportunidades
• Desee referenciar el objeto desde campañas, secuencias o habilidades
• Necesite sincronizar el objeto con su CRM como objeto personalizado
• El objeto tiene campos estructurados y relaciones con otros registros

Ejemplos comunes:

Tipo de objeto	Caso de uso
Territorios	Región comercial con representantes asignados y cuentas objetivo
Socios	Socios de canal con sus propios contactos y oportunidades
Productos	SKUs con niveles de precios y configuraciones
Eventos	Conferencias y ferias con contactos de asistentes
Tickets de soporte	Incidencias de clientes vinculadas a contactos
Propiedades	Listados inmobiliarios con ubicaciones y atributos
Pólizas	Productos de seguros con términos contractuales
Vehículos	Inventario de venta de automóviles con especificaciones

Creación de un tipo de registro personalizado

1. Vaya a Studio → Registros personalizados → Nuevo tipo
2. Asigne un nombre al tipo de registro (singular y plural, p. ej., “Territorio” / “Territorios”)
3. Elija un ícono para la navegación en la barra lateral
4. Defina los atributos (ver más adelante)
5. Defina las relaciones con otros registros (ver más adelante)
6. Configure los permisos
7. Haga clic en Crear

Una vez creado, aparece una nueva entrada en la barra lateral para ese tipo de registro.

Atributos (campos)

Cada tipo de registro personalizado tiene sus propios campos. Agregue tantos como necesite.

Tipos de campo

Tipo	Ejemplo de uso
Texto (corto)	Nombre, código, etiqueta
Texto (largo)	Descripción, notas
Número	Ingresos objetivo, rango
Moneda	Precio, cuota
Fecha	Fecha de inicio, fecha de fin
Fecha y hora	Hora de inicio del evento
Booleano	Indicador activo / inactivo
Lista desplegable	Selección única entre opciones predefinidas
Selección múltiple	Varias opciones
URL	Enlace externo
Correo electrónico	Email de contacto
Teléfono	Número de teléfono con validación
Referencia	Apunta a otro registro (contacto, empresa, oportunidad o registro personalizado)
Fórmula	Calculado a partir de otros campos
Campo de IA	Generado por una habilidad de IA cuando el registro se crea o actualiza

Configuración de campos

Para cada campo:

• Etiqueta: nombre de visualización
• Clave: identificador interno (generado automáticamente desde la etiqueta, inmutable tras la creación)
• Obligatorio: debe tener un valor para guardar el registro
• Único: los valores deben ser únicos en todos los registros de este tipo
• Valor predeterminado: valor inicial opcional
• Texto de ayuda: se muestra en la interfaz al crear o editar registros
• Reglas de validación: patrones de expresiones regulares, mínimo/máximo, etc.

Precaución

Las claves de los campos no se pueden renombrar una vez creadas; solo las etiquetas. Si necesita una clave distinta, cree un nuevo campo y migre los datos. Esto mantiene la estabilidad de las fórmulas, flujos de trabajo e integraciones de API.

Relaciones

Los registros personalizados pueden referenciar otros registros para modelar cómo se conectan sus datos.

Tipos de relación

Tipo	Ejemplo
Uno a uno	Un Territorio tiene un Representante asignado (Usuario)
Varios a uno	Varias Oportunidades pertenecen a una Empresa
Uno a varios	Un Territorio tiene varias Empresas objetivo
Varios a varios	Los Socios pueden vender varios Productos; los Productos son vendidos por varios Socios

Definición de una relación

1. En el editor del tipo de registro, haga clic en Agregar relación
2. Elija el tipo de registro destino (contacto, empresa, oportunidad o personalizado)
3. Establezca la cardinalidad (1:1, varios:1, etc.)
4. Asigne un nombre a la relación (p. ej., “Representante asignado”, “Territorio padre”)
5. Elija el comportamiento en cascada:
   • Eliminar en cascada: al eliminar el padre se eliminan los hijos
   • Restringir eliminación: no se puede eliminar el padre si existen hijos
   • Anular referencia: al eliminar el padre, la referencia de los hijos se establece en nulo

Vistas y filtros

Cada tipo de registro tiene su propia vista de lista con AG Grid, el mismo motor de cuadrícula que Contactos y Empresas.

Columnas predeterminadas

Configure las columnas predeterminadas en Tipo de registro → Vistas → Predeterminada. Los usuarios pueden agregar u ocultar columnas por sesión.

Vistas guardadas

Cree vistas con nombre que incluyan filtros y conjuntos de columnas específicos:

• “Territorios activos”: filtrar por active = true
• “Oportunidades Q1”: filtrar por rango de fecha de cierre
• “Socios Enterprise”: filtrar por nivel

Comparta vistas con el equipo o manténgalas privadas.

Operaciones masivas

Al igual que con contactos y empresas, puede:

• Editar campos de forma masiva
• Eliminar de forma masiva
• Ejecutar habilidades en todos los registros de una vista filtrada
• Exportar a CSV o JSON

Integración con IA

Los registros personalizados son ciudadanos de primera clase para las acciones de IA.

Habilidades

Cree habilidades que apunten a un tipo de registro personalizado (consulte Habilidades →). Las variables siguen el patrón {{record.field_key}}.

Ejemplo de habilidad para un registro de “Territorio”:

Using the territory {{record.name}} with {{record.account_count}} target accounts and revenue goal of {{record.revenue_target | currency}}, draft a Q1 plan including:
1. Top 5 priority accounts
2. Key campaigns to run
3. Expected pipeline contribution

Acceso de agentes

Los agentes de voz, Copilot y los flujos de trabajo pueden leer y escribir registros personalizados. Otorgue acceso a los agentes en Tipo de registro → Permisos → Acceso de IA.

Disparadores de flujos de trabajo

Los flujos de trabajo pueden activarse mediante eventos de registros personalizados:

• Creado, actualizado, eliminado
• Campo modificado (transiciones de campo específicas)
• Relación agregada o eliminada

Sincronización con CRM

Si su CRM admite objetos personalizados (Salesforce, HubSpot, objetos personalizados de Pipedrive), asócielos a los registros personalizados de graph8.

1. Vaya a Configuración → Integraciones → [CRM] → Objetos personalizados
2. Seleccione su tipo de registro de graph8
3. Asócielo al objeto personalizado correspondiente del CRM
4. Mapee los campos (origen ↔ destino)
5. Elija la dirección de sincronización (unidireccional, bidireccional)
6. Active la integración; las sincronizaciones se ejecutan según el calendario habitual

Comportamiento de sincronización

Escenario	Comportamiento
Registro creado en graph8	Se envía al CRM en la próxima sincronización
Registro actualizado en graph8	Se envía al CRM en la próxima sincronización
Registro creado en el CRM	Se importa a graph8
Ediciones simultáneas	Resolución de conflictos por campo, configurable a nivel de campo
Registro eliminado	Configurable (eliminación en cascada o eliminación lógica)

Permisos

Rol	Capacidades
Administrador	Crear, editar y eliminar tipos de registro y todos los registros
Miembro	Crear, editar y eliminar registros dentro de los tipos a los que tiene acceso
Visor	Acceso de solo lectura

Los permisos por tipo de registro pueden restringir aún más el acceso. Por ejemplo, solo el equipo comercial ve las Oportunidades; todos ven los Territorios.

Límites

Límite	Predeterminado	Ampliable
Tipos de registro personalizados	10	Sí, hasta 100 en Enterprise
Campos por tipo	50	Sí, hasta 500
Registros por tipo	100,000	Sí, hasta 10M
Relaciones por tipo	20	Sí

Consulte los límites actuales en Configuración → Facturación → Plan.

Solución de problemas

Problema	Solución
No se puede eliminar un tipo de registro	Aún existen registros; elimine todos los registros primero o archive el tipo
Error de validación de campos en la importación	Verifique los patrones de expresiones regulares y los campos obligatorios; exporte un CSV de muestra desde la interfaz para obtener el formato exacto
La sincronización con CRM no funciona para el objeto personalizado	Verifique que el usuario del CRM tenga permisos sobre el objeto personalizado; vuelva a autenticar la integración
La habilidad de IA no encuentra el registro	Verifique que el Acceso de IA esté habilitado para el tipo de registro
La relación muestra “referencia rota”	El registro destino fue eliminado con cascade=nullify; vincule manualmente

Relacionado

• Contexto global →: los registros personalizados pueden alimentar el Contexto Global
• Habilidades →: apunte a tipos de registro personalizados en las habilidades
• Flujos de trabajo →: active eventos en registros personalizados
• Integraciones con CRM →: sincronice registros personalizados con su CRM