Citas

Appointments gestiona la programación y sincroniza las reuniones agendadas con su CRM. Cuando un prospecto agenda una reunión, graph8 crea o actualiza el contacto automáticamente, sincroniza la reunión con su CRM y asigna al responsable correcto.

Appointments vs Meetings

Ambas áreas funcionan en conjunto, pero no son la misma funcionalidad:

Funcionalidad	Propósito principal
Appointments	Flujo de agendamiento, programación de eventos y sincronización con el CRM
Meetings	Revisión de reuniones del calendario en el Inbox con transcripción y contexto de seguimiento

Use Appointments cuando necesite controlar cómo se agendan y sincronizan las reuniones. Use Meetings cuando quiera revisar qué ocurrió en la reunión y qué pasos deben seguirse.

Cómo funciona

El flujo es el siguiente:

1. Un prospecto agenda una reunión a través de su página de programación.
2. El sistema de programación envía un evento a graph8.
3. graph8 procesa el evento: crea o actualiza contactos y sincroniza con su CRM.
4. La reunión aparece en su CRM con las asociaciones de contactos correctas.

Este proceso se ejecuta automáticamente en segundo plano para cada reserva.

Eventos de Appointments

graph8 procesa cuatro tipos de eventos de programación:

Evento	Qué ocurre
Reserva creada	Nueva reunión agendada: se crea o actualiza el contacto y se sincroniza la reunión con el CRM
Reserva actualizada	Detalles de la reunión modificados: la reunión se actualiza en el CRM
Reserva cancelada	Reunión cancelada: la reunión se marca como cancelada en el CRM
Reserva reprogramada	Reunión movida: la original se marca como reprogramada y se crea una nueva reunión en el CRM

Gestión de reprogramaciones

Las reprogramaciones se gestionan de forma distinta según el CRM:

• HubSpot / Pipedrive: la reunión original se actualiza al estado “reprogramada” y se crea una nueva reunión.
• Salesforce: se crea una nueva reunión (Salesforce no admite de forma fiable la búsqueda y actualización de la reunión original).

Creación de contactos

Cuando llega una reserva, graph8 procesa automáticamente a los asistentes:

• Crea nuevos contactos si no existen en su base de datos.
• Actualiza los contactos existentes con cualquier campo nuevo (número de teléfono, nombre).
• Procesa invitados a partir de la respuesta de reserva (asistentes adicionales).
• Omite al anfitrión: el anfitrión de la reunión se trata como responsable, no como contacto.
• Deduplicación: evita la creación de contactos duplicados.

Sincronización con el CRM

Las reuniones se sincronizan con el CRM conectado:

CRM	Capacidades
HubSpot	Crear reuniones, actualizar al reprogramar o cancelar, asociar con contactos
Salesforce	Crear reuniones, asociar con contactos
Pipedrive	Crear reuniones, actualizar al reprogramar o cancelar, asociar con contactos y asistentes

Cada reunión sincronizada incluye:

• Título y descripción
• Hora de inicio y fin
• Ubicación y URL de la reunión
• Asociaciones de contactos
• Asignación de responsable
• UID de reserva para el seguimiento de reprogramaciones y cancelaciones

Asignación de responsable

Controle cómo se asignan los responsables de las reuniones en su CRM:

Modo	Comportamiento
Usar al anfitrión como responsable	El anfitrión de la reunión se convierte en el responsable del CRM; no hay alternativa si no se encuentra al anfitrión
Usar responsable predeterminado	Intenta primero con el anfitrión; si no lo encuentra, recurre a un responsable predeterminado configurado

Configure la asignación de responsable por integración de CRM en Configuración → Integraciones.

Configuración

Los ajustes de Appointments se configuran por integración de CRM:

Ajuste	Qué controla
Tipo de entidad	Si se crean contactos, leads, empresas u oportunidades a partir de las reservas
Mapeo de campos	Asignación de campos de reserva a campos del CRM
Modo de asignación de responsable	Cómo se determinan los responsables de las reuniones
Responsable predeterminado	Responsable alternativo cuando no se puede identificar al anfitrión

Consejo

Conecte su CRM antes de que su primera cita entre en funcionamiento. Cuando las reuniones se sincronizan automáticamente, su equipo comercial ve las reuniones agendadas en el CRM sin necesidad de ingresar datos a mano.

Formularios de enrutamiento

Un formulario de enrutamiento es un formulario público que califica a los prospectos antes de que agenden una reunión. Según las respuestas enviadas, graph8 los dirige al calendario correcto, al representante adecuado o a una página de lead no calificado.

Para qué sirven los formularios de enrutamiento

• Calificar leads inbound: preguntar tamaño de empresa, cargo o presupuesto antes de ofrecer un horario disponible.
• Dirigir al representante adecuado: leads enterprise a AEs, leads SMB a SDRs, solicitudes de soporte a CS.
• Bloquear tráfico fuera del ICP: denegar reuniones a prospectos que no cumplen los criterios de calificación.
• Recopilar contexto antes de la llamada: para que los representantes lleguen preparados a las reuniones.

Creación de un formulario de enrutamiento

1. Vaya a Engage → Appointments → Routing Forms.
2. Haga clic en New Form.
3. Agregue preguntas (cada pregunta se convierte en un campo del formulario):
   • Texto corto: nombre, cargo.
   • Email: validado automáticamente.
   • Teléfono: formato automático con código de país.
   • Desplegable: selección única con opciones predefinidas.
   • Selección múltiple: varias opciones (por ejemplo, herramientas que ya utilizan).
   • Número: tamaño de empresa, nivel de presupuesto.
   • Texto largo: contexto en formato libre.
4. Marque las preguntas obligatorias con Required.
5. Haga clic en Routing Rules para configurar cómo se asignan las respuestas a los resultados.
6. Haga clic en Publish para obtener una URL compartible.

Reglas de enrutamiento

Las reglas se evalúan en orden. La primera coincidencia tiene prioridad. Si ninguna regla coincide, se aplica la acción alternativa.

Tipos de condición de regla	Ejemplo
Campo igual a	Company size = 1000+
Campo contiene	Role contains "VP" or "Director"
Campo en rango	Budget between 10,000 and 100,000
Todas las condiciones	Varias condiciones que deben cumplirse todas
Al menos una condición	Al menos una condición debe cumplirse

Acciones de enrutamiento

Acción	Comportamiento
Mostrar calendario	Muestra un calendario específico (por ejemplo, calendario de AE vs. calendario de SDR)
Asignar representante	Asocia el prospecto al calendario de un usuario específico
Round-robin	Distribuye entre un grupo de representantes
URL de redirección	Envía al prospecto a una página externa (precios, recursos, página de no calificado)
Página de agradecimiento	Muestra confirmación sin ofrecer una reunión
Webhook	Envía el formulario enviado a su propio endpoint

Ejemplo: enrutamiento Enterprise vs. SMB

Una configuración B2B típica:

1. Preguntar tamaño de empresa.
2. Regla 1: si Company size ≥ 500 → mostrar calendario de AE con round-robin entre AEs enterprise.
3. Regla 2: si Company size 50–499 → mostrar calendario de mercado medio.
4. Regla 3: si Company size < 50 → redirigir a la página de registro de autogestión.
5. Alternativa: mostrar calendario de SDR (captura los casos sin respuesta).

Analítica de formularios

Cada formulario registra:

Métrica	Qué muestra
Vistas	Cuántos prospectos abrieron el formulario
Completados	Cuántos lo enviaron
Tasa de completado	Completados ÷ Vistas
Desglose por regla	Cuántos prospectos activaron cada regla de enrutamiento
Tasa de reuniones	De los que recibieron un calendario, cuántos agendaron
Descalificados	Cantidad de prospectos bloqueados o redirigidos

Use la analítica para ajustar los umbrales de calificación: si se descalifican demasiados prospectos, flexibilice las reglas; si llegan demasiados leads no calificados a los AEs, refuércelas.

Integración en su sitio web

Integre un formulario en su sitio web para reemplazar un formulario de contacto genérico:

1. Abra el formulario en el editor.
2. Haga clic en Embed.
3. Elija Inline (reemplaza un <div> en la página) o Popup (se abre al hacer clic en un botón).
4. Pegue la etiqueta de script en su sitio web.

Consejo

Conecte un formulario de enrutamiento a un botón de chat web en lugar de un formulario de contacto. La conversión de chat a formulario es 2 o 3 veces mayor que la de los formularios de contacto estáticos, porque los prospectos se califican en contexto.

Reglas de ausencia y tiempo de margen

Controle cuándo se pueden y no se pueden agendar reuniones, incluso después de que un prospecto se califica.

Regla	Comportamiento
Horario laboral	Ofrecer solo horarios dentro de las horas configuradas del representante
Aviso mínimo	Requerir N horas de anticipación antes de poder agendar una reunión
Anticipación máxima	No ofrecer horarios con más de N días de anticipación
Tiempo de margen	Agregar N minutos antes o después de las reuniones (traslado, preparación, conclusión)
Límite diario	Limitar las reservas por representante por día
Límite semanal	Limitar las reservas por representante por semana
Ausencia	Bloquear fechas del calendario (manual o sincronizado automáticamente desde Google u Outlook)

Configure en Engage → Appointments → Availability.

Correos de confirmación de reserva

Cuando un prospecto agenda una reunión, graph8 envía un correo de confirmación a través de SES al prospecto (con copia al anfitrión) que incluye:

• Título, hora y detalles de la reunión localizados según la zona horaria.
• Enlace de videoconferencia (Google Meet, Zoom, Teams o personalizado).
• Una invitación de calendario .ics como adjunto, para que el prospecto pueda agregar la reunión a cualquier aplicación de calendario.
• Enlaces de reprogramación y cancelación firmados con tokens seguros (el prospecto no necesita iniciar sesión).

Los correos de reprogramación y cancelación se envían automáticamente cuando se activa el evento de reserva correspondiente.

Proveedores de videoconferencia

graph8 genera automáticamente enlaces de videoconferencia según el proveedor conectado del anfitrión:

Proveedor	Tipo de enlace	Notas
Google Meet	meet.google.com/…	Requiere Google Calendar conectado
Zoom	zoom.us/j/…	Requiere conexión OAuth de Zoom
Microsoft Teams	teams.microsoft.com/…	Requiere Microsoft 365 conectado
Personalizado	Cualquier URL	Úselo para WebEx, Whereby o reuniones presenciales

El enlace de videoconferencia se incluye en el evento del calendario y se sincroniza con el CRM.

Próximos pasos

• Connections →: configure su integración con el CRM.
• Meetings →: revise reuniones y contexto de transcripción en el Inbox.
• Web Chat →: permita que los visitantes agenden reuniones desde el chat.
• Sequencer →: vincule secuencias a los resultados de Appointments.
• Forms (seguimiento inbound) →: funcionalidad distinta, para el seguimiento de envíos de formularios en su sitio web existente.