Conecte su calendario

Conecte su calendario para que graph8 pueda verificar su disponibilidad, generar enlaces de reserva y registrar automáticamente las reuniones con prospectos.

Proveedores de calendario compatibles

• Google Calendar (Google Workspace y Gmail personal)
• Microsoft Outlook (Microsoft 365 y Exchange)
• Apple Calendar (iCloud)

Puede conectar varios calendarios de distintos proveedores al mismo tiempo.

Conexión de su calendario

1. Vaya a Configuración → Calendario
2. Haga clic en Conectar calendario
3. Seleccione su proveedor (Google, Microsoft o Apple)
4. Autorice a graph8 a acceder a su calendario mediante OAuth
5. Una vez conectado, verá sus calendarios en el panel de configuración

Seleccionar calendarios para verificación de conflictos

Tras conectar el calendario, elija cuáles debe revisar graph8 para detectar conflictos. Por ejemplo, puede seleccionar:

• Su calendario de trabajo, para que no se agenden reuniones durante eventos laborales
• Su calendario personal, para que las citas personales también bloqueen su disponibilidad
• Un calendario de equipo, para evitar conflictos con eventos compartidos

graph8 consolida los horarios ocupados en todos los calendarios seleccionados. Si cualquiera de ellos lo muestra como ocupado en un horario determinado, ese horario no se ofrecerá a los prospectos.

Establecer su calendario de destino

Elija qué calendario recibe las nuevas reservas. Cuando un prospecto agenda una reunión a través de su enlace, el evento se crea automáticamente en su calendario de destino con todos los detalles de la reunión.

Establezca su disponibilidad

Defina cuándo está disponible para reuniones:

1. Vaya a Configuración → Calendario → Disponibilidad
2. Configure su horario laboral para cada día de la semana (por ejemplo, lunes a viernes, 9:00 a 17:00)
3. Establezca su zona horaria. graph8 convierte automáticamente los horarios a la zona horaria del prospecto
4. Opcionalmente, cree múltiples horarios para distintos tipos de eventos (por ejemplo, un horario de “Demo” con franjas solo por la tarde)

Consejo

Configure un tiempo de margen entre reuniones para evitar llamadas consecutivas. Un margen de 15 minutos le da tiempo para preparar notas y tomar un descanso.

Crear tipos de eventos

Los tipos de eventos definen las reuniones que los prospectos pueden agendar con usted. Cada tipo de evento tiene su propio enlace de reserva.

Configuración	Descripción	Ejemplo
Título	Nombre de la reunión que se muestra a los prospectos	”Demo de 30 minutos”
Duración	Duración de la reunión	15, 30 o 60 minutos
Ubicación	Dónde se realiza la reunión	Zoom, Google Meet, llamada telefónica
Descripción	Detalles que se muestran en la página de reserva	Agenda o instrucciones de preparación
Disponibilidad	Qué horario utilizar	”Predeterminado” o un horario personalizado
Tiempo de margen	Espacio antes o después de las reuniones	10 minutos antes, 15 después
Ventana de reserva	Con cuánta anticipación pueden reservar los prospectos	De 2 a 30 días
Aviso mínimo	Tiempo mínimo de anticipación antes de una reserva	4 horas

Crear un tipo de evento

1. Vaya a Configuración → Calendario → Tipos de eventos
2. Haga clic en Nuevo tipo de evento
3. Configure los ajustes indicados arriba
4. Copie su enlace de reserva y úselo en secuencias, correos o su firma de correo

Enlaces de reserva en secuencias

graph8 puede insertar automáticamente su enlace de reserva en las secuencias de prospección:

• Use la etiqueta de combinación {{booking_link}} en cualquier paso de correo para insertar su enlace de reserva predeterminado
• Los prospectos hacen clic en el enlace, ven su disponibilidad en tiempo real, eligen un horario y la reunión se confirma de inmediato
• La reunión aparece en su calendario de destino y se registra en el perfil del contacto en graph8

Programación round-robin

Distribuya las reuniones entre su equipo de forma automática:

1. Cree un tipo de evento de equipo en Configuración → Calendario → Tipos de eventos
2. Agregue miembros del equipo al tipo de evento
3. Establezca el método de distribución:
   • Round-robin: rota de forma equitativa entre los miembros del equipo según disponibilidad
   • Colectivo: busca un horario en el que todos los miembros seleccionados estén disponibles (para reuniones grupales)
4. Comparta el enlace de reserva del equipo. graph8 verifica los calendarios conectados de cada miembro y asigna la reserva a la siguiente persona disponible

Consejo

La programación round-robin considera la disponibilidad individual y los calendarios conectados de cada miembro del equipo. Si alguien está de vacaciones o tiene el día completo ocupado, se le omite automáticamente.

Cómo funciona la sincronización del calendario

Cuando un prospecto consulta su página de reserva o graph8 evalúa su disponibilidad:

1. graph8 obtiene los horarios ocupados de todos sus calendarios seleccionados
2. Los horarios ocupados se excluyen de los disponibles
3. Se aplica su horario de disponibilidad (horario laboral, tiempo de margen, ventana de reserva)
4. Solo se muestran al prospecto los horarios realmente libres

Cuando se crea una reserva:

1. Se agrega un evento a su calendario de destino
2. El prospecto recibe un correo de confirmación con los detalles de la reunión
3. La reunión se registra automáticamente en el perfil del contacto en graph8

Canal de reuniones

Los calendarios conectados también alimentan el canal de Reuniones en el Inbox. Una vez sincronizados los eventos, graph8 puede mostrar esas reuniones en una cola de revisión y enriquecerlas con resúmenes de transcripciones, contexto de los participantes y tareas de seguimiento cuando los datos de transcripción estén disponibles.

Privacidad y permisos

graph8 utiliza OAuth para conectarse a su proveedor de calendario. La plataforma:

• Lee los eventos del calendario para verificar conflictos (solo estado ocupado/libre)
• Crea eventos en su calendario de destino cuando se realizan reservas
• No modifica ni elimina sus eventos de calendario existentes
• No comparte sus datos de calendario con otros usuarios

Puede desconectar su calendario en cualquier momento desde Configuración → Calendario → Desconectar.

Solución de problemas

¿El calendario no se sincroniza?

• Verifique que autorizó la cuenta correcta (compruebe la dirección de correo que aparece en Configuración)
• Los administradores de Google Workspace o Microsoft 365 corporativos pueden bloquear el acceso de terceros al calendario. Solicite a su equipo de TI que autorice a graph8
• Intente desconectar y volver a conectar el calendario

¿La disponibilidad se muestra incorrectamente?

• Verifique que seleccionó los calendarios correctos para la verificación de conflictos. Los calendarios no seleccionados no bloquearán los horarios
• Los eventos marcados como “Libre” en su calendario no bloquearán la disponibilidad (solo cuentan los eventos “Ocupado”)
• Compruebe que su configuración de zona horaria coincida con su zona horaria real

¿El enlace de reserva no funciona?

• Asegúrese de tener al menos un tipo de evento creado
• Verifique que su horario de disponibilidad tenga horas disponibles para los días en que los prospectos intentan reservar

Todo listo

Con su dominio, sitio web y calendario conectados, su espacio de trabajo de graph8 está completamente configurado. Comience a explorar:

• Studio →: cree campañas potenciadas con IA
• Datos →: busque prospectos y gestione listas
• Engage →: cree secuencias de prospección
• Reuniones →: revise reuniones y contexto de transcripciones